A retirada de Project Online: alternativas reais para equipos pequenos

O servizo na nube clásico de Microsoft para xestión de carteiras e proxectos pechou as súas portas definitivamente. Segundo comunicou Microsoft na súa publicación sobre a retirada de Project Online (comprobado o 29-09-2026), a plataforma retirouse o 30 de setembro de 2026. Esta mudanza non colleu por sorpresa a quen xestiona sistemas informáticos, pois desde o 1 de abril de 2026 xa non era posible crear novos sitios de Project Web App (comprobado o 29-09-2026), pero si deixa a moitas pequenas empresas e grupos de traballo sen unha referencia clara sobre onde levar os seus cronogramas diarios.

Durante máis dunha década, este contorno serviu tanto a grandes corporacións con oficinas de xestión de proxectos como a pequenas oficinas técnicas que unicamente querían debuxar un diagrama temporal, ligar catro tarefas e saber cando remataría unha entrega. A desaparición do servizo obriga a decidir se continuar dentro do ecosistema que propón o fabricante ou se buscar alternativas máis lixeiras e directas.

Que pasou exactamente con Project Online?

A arquitectura orixinal de Project Online apoiábase en SharePoint e nun modelo concibido para servidores empresariais de hai dúas décadas. A compañía decidiu unificar o seu catálogo arredor da nova experiencia de Microsoft Planner e a infraestrutura de Power Platform. As organizacións que mantiñan proxectos activos tiveron que migrar os seus datos ou elixir camiños distintos.

Con todo, o software de escritorio non desapareceu. Segundo a páxina oficial sobre os plans e prezos de Microsoft Project para empresas (comprobada o 29-09-2026), seguen á venda licenzas perpetuas locais: Project Standard 2024 véndese por 929,00 € e Project Profesional 2024 por 1.659,00 €, ámbolos dous nun único pagamento sen que a páxina aclare se os importes inclúen o IVE. Estas edicións funcionan en ordenadores individuais, sen sincronización web nativa nin colaboración simultánea na nube, o que supón un atranco evidente para grupos distribuídos.

Cales son as opcións se decides quedar en Microsoft?

Para quen require permanecer no ámbito contractual de Microsoft 365, a saída natural que propón o fabricante é a aplicación unificada de Microsoft Planner. Non obstante, o seu deseño comercial divide as prestacións en varios chanzos con diferenzas técnicas substanciais.

No nivel básico incluído coas subscricións comúns de Microsoft 365, as tarefas compórtanse coma paneis sinxelos de tarxetas. As dependencias entre tarefas pódense consultar se xa veñen definidas, pero non se poden crear nin editar, segundo detalla a documentación dos plans e prezos de Microsoft Planner (comprobada o 29-09-2026).

Para construír relacións directas entre elementos faise necesario contratar licenzas específicas:

1. Planner Plan 1: Ten un custo de 8,70 € por usuario ao mes sen IVE (ou 10,00 $ en Estados Unidos, comprobado o 29-09-2026). Permite xerar dependencias, xestionar cadernos de traballo pendente e sprints, ver a cronoloxía en vista Gantt, marcar fitos e regular esforzo e duración.
2. Planner e Project Plan 3: Sobe ata os 26,00 € por usuario ao mes sen IVE (ou 30,00 $ en Estados Unidos, comprobado o 29-09-2026). Engade xestión de carteiras, liñas base, camiño crítico, dependencias con adianto e atraso (lead e lag), historial de tarefas e ata cinco instalacións da aplicación de escritorio de Project para PC.
3. Microsoft 365 Copilot: Ofrécese como complemento adicional con prezo de 26,00 € por usuario ao mes sen IVE (comprobado o 29-09-2026), necesario se se desexa xerar esquemas completos mediante axentes intelixentes a partir de obxectivos.

Esta segmentación xera contradicións curiosas. Por exemplo, segundo a comparativa de funcións básicas e premium de Planner (comprobada o 29-09-2026), as tarefas recorrentes que se repiten de xeito periódico só están presentes nos plans básicos, mentres que os plans superiores carecen delas. Do mesmo xeito, editar se unha tarefa empeza dous días antes ou despois de rematar outra esixe dispor de Plan 3 (comprobado o 29-09-2026), e gardar unha liña base do proxecto tamén require Plan 3 (comprobado o 29-09-2026), limitada ademais a unha única referencia por plan.

Así mesmo, para agrupar proxectos en carteiras precísase Plan 3 para a creación (comprobado o 29-09-2026), mentres que as contas con Plan 1 unicamente poden ler esa información sen alterar os estados, que deben actualizarse manualmente.

Por que un equipo pequeno non adoita precisar as funcións de Plan 3?

As ferramentas tradicionais de xestión corporativa naceron pensadas para proxectos de enxeñaría pesada, obras civís ou grandes contratos públicos con milleiros de actividades entrelazadas. Neses contornos, ter catro tipos de relacións (comezo a comezo, fin a fin, comezo a fin e fin a comezo), xunto con marxes de folgura e adiantos numéricos, resulta indispensable para os departamentos de planificación.

Nun estudio de deseño, nunha consultaría local, nunha axencia ou nun equipo técnico de catro a dez persoas, esa complexidade convértese nun estorbo burocrático:

• O mantemento esixe demasiado tempo: Se mover unha data implica axustar manualmente quince restricións de tipo «non comezar antes de» ou calcular marxes de adianto, o calendario queda desfasado á primeira mudanza imprevista.
• O persoal non introduce datos se a interface é hostil: Cando un taboleiro require cubrir formularios con decenas de campos de custo, tipo de recurso e asignación porcentual, os membros do equipo deixan de actualizar as súas tarefas.
• O prezo por licenza medra rapidamente: Pagar cotas de 26,00 € por usuario ao mes sen IVE (comprobado o 29-09-2026) por un grupo onde só dúas persoas estruturan o traballo e as outras oito só precisan consultar a seguinte entrega supón un investimento desproporcionado.

O que realmente require un grupo pequeno é saber en que orde executar os traballos, quen ten dispoñibilidade real cada día e que data de entrega é viable sen que ninguén teña que facer cálculos matemáticos manuais.

Que alternativas existen fóra do ecosistema de Microsoft?

O mercado de software divídese hoxe en tres grandes enfoques para substituír a planificación clásica de proxectos:

1. Ferramentas documentais e bases de datos flexibles

Sistemas como Notion permiten deseñar cadros de mando adaptables. A súa vista de cronoloxía en bases de datos permite relacionar rexistros e representar franxas de tempo sobre un calendario horizontal. Resulta moi potente para quen desexa ter a documentación do proxecto, os manuais e o calendario nunha mesma páxina.

O punto feble deste modelo é que non calcula cargas de traballo: se unha persoa ten asignadas catro tarefas para o mesmo luns, a cronoloxía móstralas en paralelo sen avisar de que é imposible rematar as catro á vez no mesmo horario laboral.

2. Xestores de tarefas orientados a listas e taboleiros

Servizos como Asana ou ClickUp ofrecen paneis de seguimento visual. Asana conta con dependencias entre tarefas que impiden comezar un traballo ata que o anterior estea listo, mentres que ClickUp dispón de xestión de dependencias configurables en varias vistas.

No ámbito dos taboleiros visuais, Trello segue a ser popular pola súa sinxeleza con tarxetas. Conéctase con complementos mediante os seus Power-Ups oficiais, incorpora unha vista de cronoloxía nas súas subscricións, xestiona pasos internos a través de listas de comprobación nas tarxetas e facilita a duplicación coordinada mediante espello de tarxetas. Son solucións moi dinámicas para organizar fluxos diarios, aínda que cando cómpre saber a data exacta na que rematará un proxecto complexo polo efecto en cadea dun atraso, adoitan requirir axustes manuais en cada ficha.

3. Planificadores baseados en capacidades e orde de execución

Nesta categoría atópase tokidu, o xestor de proxectos de Sinergia Barcelona. O seu enfoque prescinde deliberadamente de conceptos pesados de enxeñaría para resolver o problema central dos equipos pequenos: calcular datas cribles respectando a dispoñibilidade de cada persoa.

En tokidu non hai que debuxar manualmente onde cae cada barra no calendario nin calcular solapamentos complexos. A función de «Datas que se calculan soas» colle a duración estimada de cada tarefa e reparte o traballo nos días laborables asignados a cada compoñente do equipo, asumindo o principio básico de que ninguén realiza dúas tarefas ao mesmo tempo. Se un traballo se atrasa ou se engade un encargo urxente diante, o sistema recalcula de forma automática o remate previsto de todo o proxecto e sinala que entregas superan a súa data límite.

Comparativa directa de modelos de planificación

A seguinte táboa resume como abordan as cuestións clave os distintos camiños dispoñibles tras a saída de Project Online:

Cómpre subliñar que as ferramentas corporativas de Microsoft superan a calquera xestor lixeiro naqueles aspectos onde a normativa esixe auditorías estritas de custos por hora de máquina, liñas base contractualizadas con penalizacións financeiras ou dependencias onde un fito debe comezar exactamente a metade doutra fase. Se a túa empresa precisa xustificar pregos públicos que esixen un ficheiro MPP con cálculo de camiño crítico homologado, a subscrición a Planner e Project Plan 3 ou a licenza perpetua de Project Profesional 2024 son a vía oficial deseñada para ese fin.

Como organizar as dependencias sen volverse tolo?

Na meirande parte dos proxectos de pequenas dimensións, a única dependencia real que existe é a de remate a comezo: unha persoa non pode maquetar unha guía ata que o texto estea redactado, nin pode enviar un orzamento ata que o provedor confirme os prezos dos materiais.

O manexo de relacións artificiais crea problemas frecuentes:

• Adiantos ficticios: Cando se indica que o deseño comece tres días antes de que remate o texto, calquera cambio substancial no borrador durante eses tres días obriga a refacer o traballo visual xa adiantado.
• Bloqueos invisibles: Cando se programa unha tarefa para un día fixo pero a persoa non ten o material precedente, o traballo queda paralizado sen que a ferramenta reflicta por que non se avanza.

En tokidu, o xestor de proxectos de Sinergia Barcelona, esta relación resólvese mediante a función «Empeza cando remate…». Unha tarefa agarda simplemente a que rematen as tarefas previas do mesmo proxecto. Mentres non se completen, permanece bloqueada e non satura a atención de quen debe executala. No momento en que remata a última actividade pendente, a tarefa desbloquéase soa e emite un aviso. Se por calquera motivo se reabre a tarefa previa, o traballo seguinte volve bloquearse de inmediato, impedindo incoherencias e rexeitando calquera tentativa de crear esperas circulares.

Este xeito de traballar compleméntase coa vista «O seguinte», que mostra a cada membro do equipo unicamente as accións que se poden executar agora mesmo. Todo o que estea pendente de terceiros desaparece do foco diario, reducindo o ruído mental.

Como entender por que cambia unha data de entrega?

Un dos maiores desacordos nos equipos pequenos xorde cando se move unha data no calendario e ninguén entende o motivo exacto. Nos diagramas de Gantt tradicionais de Microsoft Project, comprender por que unha barra se moveu dúas semanas esixe rastrexar liñas cruzadas, restricións de calendario individual e prioridades ocultas na folla de tarefas.

Cando un cronograma se calcula sobre as regras do traballo real, a explicación debe ser inmediata. Mediante a función «Por que esa data?», premendo sobre calquera data prevista, o sistema amosa unha frase clara que explica que factor a empuxa: a que tarefa concreta está agardando ou que outros traballos ten asignados esa persoa con anterioridade. Deste xeito, calquera persoa da oficina pode comprender nun segundo se o atraso se debe a unha dependencia entre fases ou a unha sobrecarga de traballo dese perfil.

Na vista «Gantt», dispoñible en todos os plans de tokidu, vese graficamente cada tarefa no tempo, desde o momento en que pode comezar ata o seu remate previsto, con frechas sinxelas que indican as relacións de espera. No ordenador, a duración pódese modificar arrastrando directamente a barra.

Que pasos dar para a migración se tiñas datos en Project Online?

Se o teu equipo tiña ficheiros aloxados no servizo pechado de Microsoft e aínda estás organizando a transición, convén seguir unha metodoloxía ordenada:

1. Exportar a información estruturada: Descarga os proxectos activos en formatos estándar (listas de tarefas, follas de cálculo ou táboas) antes de que os teus servizos de administración desactiven as licenzas antigas.
2. Limpar a complexidade innecesaria: Elimina as restricións artificiais como datas fixas forzadas («debe comezar o día X»), marxes negativas ou ligazóns de tipo comezo-comezo que unicamente complicaban a lectura.
3. Definir duracions reais: Asigna a cada tarefa o tempo neto de traballo que require. Se unha tarefa non ten duración, non se pode calcular cando rematará o proxecto.
4. Asignar responsables únicos: Evita repartir unha mesma tarefa entre catro persoas sen claridade sobre quen fai que parte; asigna un único responsable por acción para que o cálculo da dispoñibilidade sexa rigoroso.
5. Probar cun proxecto piloto: Antes de mover toda a actividade da empresa, elixe un encargo sinxelo de tres ou catro semanas para que o equipo se habitúe a traballar consultando só as tarefas desbloqueadas.

A fin de Project Online marca o remate dunha época dominada por sistemas pesados e caros na nube empresarial. Para a maioría dos equipos pequenos, a solución máis eficaz non pasa por asumir licenzas máis custosas con ferramentas que ninguén aproveita ao máximo, senón por adoptar sistemas que calculen datas cribles a partir da capacidade real das persoas.