Project Online ja no existeix: alternatives clares per a equips petits

Microsoft Project Online ha finalitzat el seu cicle de vida comercial. Després de mesos d'avisos i restriccions tècniques en la creació de nous entorns, el servei al núvol basat en SharePoint s'ha apagat oficialment. Les organitzacions que en depenien es troben davant una cruïlla: migrar cap a la nova infraestructura de Microsoft Planner, continuar utilitzant les versions clàssiques de Project instal·lades a l'ordinador o buscar alternatives independents que resolguin la planificació sense la complexitat ni els costos d'administració d'un gran sistema corporatiu.

Per a un equip petit o un departament reduït, aquesta decisió és crítica. Molts equips no feien servir la densitat de configuració de Project Online per decisió pròpia, sinó per inèrcia o perquè era l'única eina corporativa disponible per enllaçar tasques i visualitzar un cronograma. Analitzar què s'ha perdut i què ofereix el mercat actual permet triar una sortida ordenada sense sobredimensionar la gestió diària.

Què ha passat exactament amb Microsoft Project Online?

La fi del servei és la culminació d'un pla anunciat per Microsoft. Segons va comunicar la companyia a Microsoft Tech Community el 2026-09-29, Microsoft Project Online es retira el 30 de setembre de 2026, mentre que el client de Project per a escriptori continua disponible. Aquest moviment ja va tenir un primer pas administratiu mesos enrere: des de l'1 d'abril de 2026 ja no es podien crear llocs nous de Project Web App (PWA), tal com es recull a Microsoft Tech Community en data 2026-09-29.

Project Online era l'adaptació al núvol del clàssic Project Server. Funcionava sobre estructures de SharePoint, requeria configurar tipus de projecte corporatius, taules de recursos compartits, permisos granulars de seguretat i camps personalitzats a escala de servidor. Per a les grans empreses amb oficines de gestió de projectes (PMO), resolia el seguiment de carteres consolidades. Tanmateix, per a equips de cinc, deu o vint persones, el cost de mantenir aquests espais i la dificultat per mantenir les dades al dia suposaven una càrrega feixuga.

Amb l'apagada de Project Online, les dades existents a Project Web App deixen d'estar accessibles en línia de la manera habitual, fet que obliga a moure la gestió activa cap a un altre suport tecnològic.

Quines opcions ofereix el catàleg oficial de Microsoft?

La resposta directa que proposa el proveïdor original consisteix a traslladar els projectes cap al nou Microsoft Planner (que fusiona l'antic Planner senzill amb Project for the Web) o bé conservar el programari local d'escriptori. Cadascuna d'aquestes vies planteja implicacions tècniques i pressupostàries molt diferents.

La primera via és el nou Microsoft Planner dins de la subscripció corporativa. El servei es divideix en nivells bàsics i plans prèmium. A les llicències generals de Microsoft 365, Planner només inclou funcionalitats bàsiques: permet veure dependències existents, però no crear-ne de noves, tal com detalla la pàgina de plans i preus de Microsoft Planner a data 2026-09-29. Si un equip vol crear enllaços entre tasques, gestionar una cronologia en Gantt o registrar esforç i durada, ha de contractar una llicència prèmium.

En concret, el nivell d'entrada per disposar de dependències editables és Planner Plan 1, que té un cost de 8,70 € per usuari al mes sense IVA a Espanya o de 10,00 $ als Estats Units. Si a més es necessiten carteres de projectes, línies base, anàlisi de camí crític, dependències amb avançament o retard (lead i lag) o llicència per al client d'escriptori en diversos equips, cal ascendir a Planner i Project Plan 3, que suposa 26,00 € per usuari al mes sense IVA (o 30,00 $ als Estats Units). A més, l'assistent d'intel·ligència artificial Microsoft 365 Copilot requereix un complement afegit de 26,00 € per usuari al mes sense IVA.

La segona via tradicional és tornar al model sense núvol compartit mitjançant llicències perpètues de client d'escriptori. Segons la llista de preus de Microsoft Project Enterprise a data 2026-09-29, Project Standard 2024 té un preu de pagament únic de 929,00 €, mentre que Project Professional 2024 costa 1.659,00 € (la botiga oficial no especifica si inclouen IVA). Aquest programari és molt potent en càlcul de cronogrames, assignació d'esforços i anàlisi de recursos, però aïlla la informació a l'ordinador local de qui l'utilitza, impedint la col·laboració fluida d'un equip que treballa a distància o comparteix tasques contínuament.

Quines asimetries i limitacions presenta Microsoft Planner per a equips petits?

Quan un equip analitza el canvi cap als plans prèmium de Microsoft Planner com a substitut de Project Online, descobreix que determinades capacitats quotidianes funcionen de manera dispar entre el pla bàsic i el pla de pagament superior.

Una de les asimetries més destacades és el tractament de les tasques periòdiques. Segons la documentació oficial de Microsoft Support consultada el 2026-09-29, les tasques recurrents només existeixen en els plans bàsics de Planner, i no estan disponibles en els plans prèmium. Això significa que si un equip paga una subscripció prèmium per poder utilitzar dependències i vista de Gantt, perd la possibilitat nativa de configurar tasques que es repeteixin de manera automàtica cada setmana o cada mes.

Una situació semblant es produeix amb les converses i el xat. Tal com informa Microsoft Tech Community el 2026-09-29, el nou xat de tasques s'està desplegant als plans bàsics, mentre que els plans prèmium mantenen el sistema de converses anterior.

Pel que fa a les dependències avançades, la necessitat de saltar de pla és recurrent. Configurar un avançament o un retard (lead i lag) entre dues tasques vinculades requereix disposar de Plan 3, com s'indica a Microsoft Tech Community a data 2026-09-29. El mateix passa amb la creació de carteres per agrupar diversos plans, que exigeix Plan 3 i l'estat de cada projecte s'ha d'indicar manualment, segons Microsoft Support el 2026-09-29. A més, les línies base a Planner queden reservades també a Plan 3 i estan limitades a una única línia base per cada pla, tal com es va anunciar a Microsoft Tech Community el 2026-09-29.

Finalment, l'adopció de protocols d'automatització i intel·ligència artificial mostra una fragmentació semblant. La generació de plans a partir d'objectius amb Copilot és exclusiva dels plans prèmium de Planner, segons Microsoft Support a 2026-09-29. En canvi, el servidor oficial de Model Context Protocol (MCP) per connectar agents externs només està habilitat per als plans bàsics, d'acord amb la informació publicada a Microsoft Tech Community el 2026-09-29.

Aquest mosaic de requisits de llicència fa que un equip petit hagi de gestionar permisos complexes o pagar tarifes elevades per usuari simplement per aconseguir que el treball d'una persona esperi que una altra acabi la seva feina.

Què necessita realment un equip petit per planificar sense fricció?

La majoria dels equips de mida modesta que utilitzaven Project Online no necessitaven un motor d'anàlisi de valor guanyat ni una estructura de descomposició de recursos de centenars de línies. El seu flux de treball real se sol resumir en tres necessitats pràctiques:

1. Saber l'ordre lògic de la feina: una tasca no pot començar si la fase prèvia no està completada.
2. Conèixer quan s'acabarà cada lliurament tenint en compte que les persones no poden fer dues tasques a la vegada.
3. Distingir clarament què es pot fer avui mateix sense perdre temps revisant activitats bloquejades.

Quan un programari obliga a definir horaris laborals arbitraris, calendaris d'excepció, tipus de dependència complexos (com inici a inici o fi a fi) o percentatges de dedicació abstractes, la planificació esdevé una tasca administrativa pesada. Si l'equip no manté el cronograma al dia cada matí, les dates queden desfasades i el sistema perd tota credibilitat.

Per evitar aquest problema, les eines modernes per a equips àgils busquen models de càlcul més directes. A tokidu, el gestor de projectes de Sinergia Barcelona, aquest plantejament es resol assignant la durada de la feina a cada tasca i definint que una tasca espera a una altra mitjançant la regla «Comença quan acabi…». El sistema utilitza la funció «Dates que es calculen soles», que reparteix el treball de cada persona en els seus dies feiners assumint que ningú fa dues tasques alhora, i calcula quan s'acabarà cada tasca i el projecte sencer sense que l'usuari hagi d'ajustar calendaris manuals. La vista «El següent» mostra només allò que ja està desbloquejat per començar a treballar, mentre que la vista «Gantt» permet visualitzar la seqüència temporal i arrossegar durades a l'ordinador.

Per a equips que requereixen assistència en l'arrencada de nous projectes, el pla Max de tokidu (que encara no està a la venda, amb un preu previst de 19 € al mes o 189 € a l'any amb IVA inclòs, consultable a la pàgina de preus de tokidu) incorpora l'«Assistent», capaç de convertir una llista enganxada de tasques procedent d'un full de càlcul o d'un altre gestor en tasques estructurades amb les seves esperes, sense importar fitxers, deixant que el motor continuï calculant les dates automàticament.

Comparativa d'alternatives per a cronogrames i dependències

Abans de triar entre quedar-se a l'ecosistema de Microsoft o fer el salt a plataformes independents, convé examinar com aborda cada eina la gestió del calendari, els costos d'accés a les dependències i les capacitats d'anàlisi.

La taula següent resumeix les característiques principals comprovades el 2026-09-29:

Què fa millor Microsoft i quan té sentit mantenir-s'hi?

Seria injust valorar la suite de Microsoft únicament per la fricció que genera als equips petits. Per a grans organitzacions o departaments tècnics amb processos rígids d'enginyeria, les eines de Microsoft ofereixen prestacions que les aplicacions més lleugeres no intenten cobrir.

En primer lloc, Microsoft Project Professional d'escriptori i Planner Plan 3 disposen d'un càlcul formal del camí crític i suporten els quatre tipus de dependències clàssiques: fi a començament, començament a començament, fi a fi i començament a fi. A més, permeten introduir marges de retard i avançament positius i negatius (lead i lag) entre activitats, una funcionalitat imprescindible quan es contracten obres o serveis regits per contractes públics que exigeixen cronogrames estructurats sota la metodologia PMI.

En segon lloc, les línies base formals de Planner Plan 3 permeten congelar una fotografia de la planificació inicial i comparar-la contínuament amb el progrés real per calcular desviacions pressupostàries i temporals. Això resulta indispensable per a auditories financeres i seguiments de subvencions oficials.

Finalment, la integració nativa de Microsoft amb Azure Active Directory, les polítiques de retenció de dades corporatives i el compliment normatiu d'Office 365 resolen la seguretat en organitzacions de milers d'empleats sense necessitat d'homologar nous proveïdors de programari.

Si el teu equip no té l'obligació de presentar gràfics de camí crític contractuals ni ha de quadrar una matriu de recursos compartits entre desenes de projectes simultanis, assumir el cost d'aquestes llicències sol desembocar en fulls de càlcul paral·lels per evitar la feixuguesa del sistema oficial.

Com organitzar el pas cap a una eina més senzilla?

La transició des de Project Online cap a un model de gestió més àgil requereix seguir uns passos clars per evitar que el trasllat d'informació es converteixi en un projecte infinit:

1. Fer neteja abans de traslladar dades

En els entorns antics de Project Online s'acumulen habitualment desenes de projectes tancats, proves que es van abandonar i fitxers obsolets. No intentis exportar el contingut històric a la nova eina de treball diari. L'històric es pot arxivar en documents estàtics o informes de resum. Només han de passar a la nova plataforma els projectes que tinguin activitat oberta i entregues pendents.

2. Simplificar la xarxa de tasques

Sovint, els cronogrames fets a Project tenien centenars de línies amb microtasques de mitja hora que ningú marcava com a completades a temps. Perquè un sistema funcioni en un equip petit, cada tasca ha de representar un paquet de treball clar, assignat a una única persona responsable i amb una durada estimada en hores o dies. Si dues tasques depenen l'una de l'altra, mantén l'enllaç de fi a començament més lògic («això ha d'acabar perquè allò altre pugui arrencar») i evita dependències creuades innecessàries.

3. Eliminar les tasques amb data fixa imposada a mà

Un dels errors més estesos en configurar cronogrames és omplir cada activitat amb una data d'inici i una data de finalització escrites a mà. Quan s'introdueixen dates manuals fixes a cada línia, qualsevol retard imprevist obliga a revisar i canviar manualment totes les dates posteriors. El mètode més robust consisteix a indicar només quant dura cada tasca i quines esperen que altres s'acabin. D'aquesta manera, si una activitat s'allarga tres dies, la resta de la cadena es desplaça de forma automàtica sense requerir hores de reorganització.

4. Centrar l'equip en allò que realment pot fer avui

El motiu pel qual molts equips abandonen la gestió de projectes és la paràlisi que provoca obrir un tauler i veure cinquanta tasques obertes alhora sense saber quines estan bloquejades per altres companys. Fomentar una cultura on cada membre de l'equip consulta únicament el llistat d'accions desbloquejades redueix la càrrega mental i evita que algú comenci a redactar o dissenyar abans que les fases prèvies de validació estiguin completades.

La desaparició de Microsoft Project Online és una oportunitat per reflexionar sobre el grau de burocràcia que necessita el teu dia a dia. Per a la immensa majoria dels equips de dimensions contingudes, prescindir d'estructures corporatives feixugues i centrar-se en durades reals, esperes lògiques i dates calculades de manera automàtica és la manera més ràpida de guanyar claredat i complir els terminis.